Diriger une équipe ou une unité

Les responsables d’équipe et d’unités doivent définir la politique d’archivage de l’équipe et de l’unité dont les personnels ont besoin. La sauvegarde et l’archivage sécurisés ont pour objectifs de garantir la sécurité des données, et d’en faciliter l’accès pour l’ensemble des collaborateurs actuels ou futurs du projet.

Les données et les autres objets numériques créés et utilisés pour la recherche doivent être trouvables, accessibles, interopérables et réutilisables (principes FAIR) FAIR-Principles.pdf (Ouvrir la Science – Bibliothèque de la science ouverte).

Un rapport de la Commission Européenne sur le partage des données sont accessibles ici : bit.ly/turningFAIR.

Pour répondre aux principes FAIR, il faut s’assurer que les données soient correctement stockées et sauvegardées.

Un dispositif simple et accessible d’emblée est que les données soient dupliquées et stockées à différents endroits et sur différents supports en appliquant la règle du 3-2-1:

• Garder 3 exemplaires des données,
• Sur 2 supports ou technologies différents,
• Dont 1 se trouve hors du site (préciser lequel ? physique ou numérique ? ) .

De nombreux hébergeurs proposent des solutions répondant à ces critères :

Vous pouvez par exemple trouver des conseils et des outils sur les pages dédiées de l’intranet Inserm.

• Le référentiel de gestion des archives de la recherche propose des durées de conservation égales au cycle de vie des données. Il est disponible sur Doranum avec une mise en ligne par différentes entrées.

Les appuis :

• En premier lieu, pensez aux services des archives. À l’Inserm : disc@inserm.fr et le réseau de correspondant(e)s archives déployé dans les délégations régionales et les universités,
• Le réseau AURORE, qui regroupe les archivistes de l’ESR pour répondre aux problématiques d’archivage et mettre des outils et procédures à disposition de la communauté scientifique. Par exemple réflexion sur la gestion des archives dans les UMR.

Les freins / la complexité :

• Les formats : beaucoup de formats de fichiers ne sont pas des formats d’archivage pérenne (pour en savoir plus la liste des formats acceptés au CINES en archivage pérenne : https://facile.cines.fr/)
• Le nommage des fichiers : relecture impossible des fichiers (en cas de nommage trop long le chemin d’accès n’est pas reconnu), difficulté d’interopérabilité entre MAC et PC (perte de l’arborescence établie à l’origine, relecture voire copie impossible),
• Le temps humain à consacrer à l’archivage,
• Tenir compte de la pollution numérique.

Un stockage de qualité et une gestion des données de qualité selon les principes FAIR (cf lien vers la perle : Définir une politique d’archivage) sont indispensables au partage présent ou futur des données, permettant ainsi leur réutilisation pour confirmer des résultats déjà obtenus ou tester de nouvelles hypothèses.

Vous trouverez des informations utiles pour le nommage des fichiers et des dossiers dans les ressources suivantes :

• DORA Num: 5 règles de nommage pour vos documents. https://doranum.fr/stockage-archivage/comment-nommer-fichiers/
• https://ge.ch/archives/media/site_archives/files/imce/pdf/procedures/20151207_aeg_rm_nommage_v2.pdf
• https://cours.ebsi.umontreal.ca/sci6005/co/nommage.html

Inciter à une plus grande transparence peut aider à produire une recherche fiable et la plus reproductible possible. Pour cela, des mesures très simples peuvent être mises en place. Ainsi, avant la recherche, l’enregistrement a priori des protocoles permet de retracer facilement la manière dont les hypothèses sont générées et dont les choix méthodologiques ont été faits. Puis, quand vient le moment de l’écriture de l’article, l’utilisation de reporting guidelines comme celles du réseau EQUATOR permettent de veiller à ce qu’aucun élément important de la démarche expérimentale ne soit oublié dans le protocole.  Il semble très important qu’un chef d’équipe puisse en faire la promotion et en systématiser l’implémentation au sein de l’équipe.

Favoriser une politique de science ouverte, c’est faciliter autant que possible la diffusion sans entrave des données de la recherche, (méthodes, codes sources, résultats et publications). Au sein de votre équipe ou de votre unité, vous pouvez favoriser cette politique d’ouverture :

– en vous assurant que les personnels e ont la formation et les ressources nécessaires pour participer aux pratiques de science ouverte,

– en incitant la déposition systématique des publications dans HAL,

– en identifiant et en traitant les coûts financiers et humains de la science ouverte : ne pas omettre par exemple de prendre en compte le temps supplémentaire que va prendre une annotation pérenne et traçable des données,

– en créant des incitatifs positifs qui encouragent les pratiques de science ouverte : reconnaissance, visibilité des pratiques favorisant la science ouverte, prise en compte dans les dossiers d’évaluation et de promotion.

Vous trouverez des ressources pratiques pour vous accompagner sur le site de « Ouvrir la Science ».

Une recherche de qualité suppose de bonnes conditions de travail.

https://www.nature.com/articles/s41562-022-01508-2

La prévention des risques professionnels passe d’abord par l’organisation de l’accueil des nouveaux membres de l’équipe/unité et leur formation aux risques et dangers du laboratoire.

Il s’agit également d’être attentif aux risques psycho-sociaux (stress, mal-être, harcèlement, burn-out…) qui peuvent impacter la santé des personnels, le fonctionnement du laboratoire et, au final, la qualité du climat et du travail de recherche.

Quelques conseils pratiques pour la gestion des relations humaines dans l’équipe :

• Communiquer aussi sur les dossiers en cours/non résolus, tenir au courant
• Faire du lien, communiquer à l’oral, et en direct avec tous les collègues et les autres acteurs importants du site (être capable de les identifier). Être réceptif aux demandes des agents. Ne pas abuser du mail surtout pour les dossiers sensibles. Aller au contact des personnels.
• Etre explicite et essayer de ne rien tenir pour sous-entendu,
• Formuler des messages clairs et précis,
• Diminuer les tensions, apaiser, temporiser,
• Être capable de maitriser son discours et de s’y tenir, surtout lors de la gestion de situations conflictuelles,
• Anticiper les situations à risque pour prévenir les conflits. Si ce n’est pas possible, une fois un conflit installé, le résoudre sans attiser ni emballer la confrontation. Chercher des moyens de résolution en externe si nécessaire, toujours dans une optique d’équité, neutralité, pédagogie et apaisement.
• Être réactif, répondre aux sollicitations rapidement, avec au moins un court accusé de réception s’il s’agit d’un email. Prévoir un relais en cas d’absence,
• Expliciter les fonctions des collaborateurs,
• Décider en fonction du cadre institutionnel et pas des personnes.

Vous trouverez des informations réglementaires, des vidéos et fiches pratiques sur les sites institutionnels. Par exemple  sur  Risques psychosociaux – Inserm pro.

Le réglementaire ne remplace pas la vigilance ; vous pouvez à tout moment demander conseil ou faire appel à différents interlocuteurs (représentant(e) des personnels, assistant(e) social(e), AP, conseiller(ère) de prévention ; comité spécial d’hygiène et sécurité, CSHSCT, et national, comité d’hygiène et sécurité, CHSCT ; cellule de veille sociale).

Comme la formation scientifique prend peu en compte l’importance des relations humaines et le management, se rappeler quelques règles simples qui peuvent être utiles :

• Les mots sont probablement les signes les plus évidents de la reconnaissance du travail d’une personne de l’équipe. Il faut être conscient du poids important de la parole et des attitudes du responsable d’équipe vis à vis des collaborateurs. Utiliser la parole avec parcimonie et tact.
• Un remerciement, des encouragements, des félicitations peuvent avoir un impact important sur les collaborateurs. Au quotidien, ce sont des détails qui comptent et qui motivent à s’investir un peu plus. A l’inverse, peser l’impact potentiel d’une remarque sur une attitude négative d’un collaborateur,
• Il est important de responsabiliser tous les membres de l’équipe dès que cela est possible, faire prendre part telle ou telle personne à un projet parce que l’on a ressenti une certaine compétence ou parce qu’il ou elle a exprimé un intérêt pour un domaine, en le confortant dans sa fonction ou en l’invitant à relever d’autres challenges
• Donner l’opportunité d’évoluer, de prendre une nouvelle dimension,
• S’inspirer d’outils comme CRediT (Contributor Roles Taxonomy) et par exemple, prendre en compte les ingénieur(e)s et technicien(ne)s sur les publications dès lors qu’elles ou ils sont légitimes.

Comme l’a écrit Kaoru Ishikawa (théoricien précurseur de la gestion de la qualité) « la maîtrise de la qualité commence par la formation et se termine par la formation.”

En tant que responsable d’équipe, vous devez inciter chacun et chacune à se former pour améliorer les compétences et/ou répondre aux exigences de sécurité. L’encadrement / management de votre équipe est un point clé sur lequel la plus grande partie des collègues ne sont pas ou insuffisamment formés. Un défaut d’encadrement est souvent à l’origine d’un climat défavorable à une recherche de qualité.

Le programme LORIER propose différentes formations dans le cadre de la formation initiale et permanente visant à promouvoir le développement d’une recherche éthique et responsable à l’Inserm. Une liste de formations sera prochainement proposée.

Connaître les procédures de promotion selon les institutions

• Inserm : chercheurs et chercheuses, ingénieur(e)s et technicien(ne)s
• CNRS : https://carrieres.cnrs.fr/vous-accompagner/#parcours-professionnels
• Pour chaque université concernée, voir les sites correspondants.

Se former soi-même et inciter les personnes à se former : chaque responsable d’équipe doit se préparer et se former pour faire passer les entretiens individuels annuels. Il doit aussi se préparer et se former si besoin à la rédaction des rapports d’aptitude (type Gaia). À l’Inserm, un guide est à la disposition des responsables d’équipe ou d’unité.

En tant que responsable d’équipe, vous devez également inciter chacun et chacune à se former pour améliorer les compétences et/ou répondre aux exigences de sécurité.

Communiquer : Au sein de l’équipe ou de l’unité, le ou la responsable doit diffuser les informations sur les formations professionnelles au fur et à mesure de leur réception. Par exemple, la plateforme eformation de l’Inserm, ainsi que les informations sur les concours internes (Comment passer un concours interne – Inserm pro).

Afin d’éviter les conflits internes, la ou le responsable doit pouvoir expliquer les choix de proposition à la promotion suivant un planning pertinent et des critères objectifs.

Évaluer ses pratiques de recherche peut être perçu de manière négative, car il est souvent difficile de se remettre en question. Pourtant, l’enjeu en recherche est bien, pour chacun, d’accepter d’évaluer en permanence ses propres pratiques pour les améliorer. Les difficultés sont systémiques et l’enjeu est de les approcher globalement. Il est important de reconnaître que l’on peut faire des erreurs, de savoir les corriger et de reconnaître qu’une recherche n’est pas parfaite mais peut être améliorée.

Want research integrity? Stop the blame game, McLeod Nature 2021

Les leviers pour insuffler une culture intègre et responsable au sein de votre ou de vos équipes s’appuient sur un ensemble d’outils qui reposent notamment sur des valeurs, des standards de pratiques et sur la rigueur. Pour cela, il vous faut prendre en compte les mécanismes qui peuvent détourner l’équipe des bonnes pratiques, accepter qu’il n’y ait pas de solution clé en main et favoriser l’engagement de tous en faveur d’une recherche éthique et responsable en animant une démarche collective ouverte. Quelques propositions :

Mettre en place des actions de sensibilisation par des séminaires sur les bonnes pratiques de la recherche, l’affichage de posters, des ateliers ou des formations. Pour vous aider, le portail LORIER met des ressources à votre disposition : Affiches pour votre laboratoire , Rendez-vous LORIER.

Pour mettre en discussion des questions de reproductibilité, vous pouvez par exemple vous inspirer des « journal clubs reproducibiliTea ».

Vous pouvez également vous inspirer des propositions de Schocker F. et al, Mission impossible ? A cultural change to support scientific integrity Embo Reports 2021.

Vous pouvez utiliser des outils de prévention des « pratiques douteuses de recherche », ou vous aider des éléments d’une démarche qualité visant le respect de l’intégrité scientifique comme proposés dans l’intranet de l’Inserm.

Même les équipes et unités de recherche qui ont de longue date une approche réflexive sur leurs pratiques peuvent bénéficier d’une réflexion périodique sur ce qu’elles font et sur la manière dont elles peuvent s’améliorer.

Cette perle propose une série de questions pour s’interroger sur les pratiques au sein de votre équipe ou de votre unité :

• Quelles actions régulières ont été mises en œuvre a pour favoriser une recherche éthique et responsable : (i) Journal Club, séminaires, incitatifs positifs à la formation, à la qualité, discussions abordant les valeurs et responsabilités liées à la recherche et les standards de bonnes pratiques… ; (ii) informations sur les règles de publications, de communication, de traçabilité et d’archivage des données, politique en faveur de la publication des résultats négatifs.
• Ces ressources sont-elles facilement accessibles et connues de tous, qu’il s’agisse de personnels participant de façon transitoire ou à plus long terme aux travaux de recherche de l’équipe équipe/unité ?
• Les personnes ressources qui peuvent conseiller sont-elles clairement identifiées ? Votre équipe bénéficie-t-elle de la présence d’une ou plusieurs personnes ambassadeurs LORIER ou d’autres personnes ressources, au sein de votre DR ou à un autre niveau (université, école doctorale….) ? Sont-elles connues de toutes et tous, et les membres de la structure ont-ils suffisamment confiance pour les contacter (faire un sondage auprès des membres de la structure) ? Si vous avez récemment expérimenté un problème, avez-vous procédé à l’analyse du problème pour prévenir sa réapparition ?
• Quelles sont les pratiques à questionner dans votre équipe/unité ? recherche clinique ou impliquant des personnes, des tissus ou des cellules humaines, recherche impliquant des animaux par exemple ?
• Existe-t-il des dispositifs pour favoriser la formation des personnels à :

o La conception expérimentale ?

o Le respect des réglementations relatives à mon domaine d’activité ?

o La production de données fiables ?

o La traçabilité et gestion des données de recherche ?

o La protection des données ?

o La recherche impliquant l’humain, y compris les essais cliniques ?

o L’encadrement ?

o L’impact de mes recherches sur la société (éthique, développement durable, …) ?

o Une démarche visant l’amélioration continue (de type démarche qualité) ?

• Comment vous assurez-vous que l’activité de recherche de votre équipe/unité répond aux critères de recherche éthique et responsable ? Dans quelle mesure avez-vous agi pour que i) toutes les préoccupations relatives à l’intégrité de la recherche sont traitées de façon appropriée dans votre équipe/unité ?; ii) les personnels de recherche, en particulier en début de carrière, savent qu’ils peuvent faire part de leurs préoccupations concernant l’intégrité de la recherche sans être stigmatisés ou subir un quelconque préjudice ?
• Avez-vous le sentiment que le travail de recherche au sein de votre structure est réalisé dans un climat favorable à une recherche de qualité ?

Pour auto-évaluer vos pratiques de recherche en termes d’intégrité, vous pouvez vous aider du « Self-evaluation tool » mis en place par l’UK Research integrity office ».

Par recherche ambitieuse, on entend ici une recherche originale, critique et parfois disruptive. En toile de fond, cette perle suggère de réfléchir à la phrase de Doug Altman « We need less research, better research, and research done for the right reasons. ».

Si des progrès ont été faits, des améliorations sont encore nécessaires : Research waste is still a scandal—an essay by Paul Glasziou and Iain Chalmers BMJ 2018.

L’intérêt d’une recherche plus collaborative est notamment discuté dans les articles suivants :

• l’éditorial de Waheed-UI-Rahman A : Collaborative Student Research Efforts Provide a Solution to Research Wastage, BMJ 2018.
• les articles qui mettent en avant la science comme une « team sport » :

– What makes a successful team? J. Whitfield

– Science is a team sport: citations are how we recognize members of the team. LM McIntyre

– The increasing dominance of teams in production of knowledge. Wuchty S, Jones BF, Uzzi B.

– Science as Team Sport, Kellogg Insight

– Science is a team sport, Viewpoint. M. Keller, Helmholtz

• Connaître et promouvoir les règles de bonnes pratiques qui s’appliquent à l’équipe,
• Parler de démarche de responsabilité lors de l’accueil des nouveaux membres de l’équipe ou unité, en faire un socle pour l’activité de la structure comme la prévention des risques, inciter les membres de l’équipe à s’impliquer dans LORIER ou d’autres initiatives,
• Faire connaitre les différentes personnes-ressources, dont les référents/référentes à l’intégrité scientifique. Mettre à disposition les affiches élaborées par le RIQ, la DIS et le DISC de l’Inserm,
• Accepter que certains personnels disent qu’ils ne savent pas faire ce qu’on leur demande et favoriser l’apprentissage des savoir-faire manquants. Valoriser l’honnêteté,
• Mettre en place des tutorats ou mentorats pour qui le demande (prise en charge par des référents/référentes techniques et/ou des personnes de confiance qui peuvent répondre aux questions, y compris des questions d’intégrité scientifique),
• Utiliser les outils MDAR pour améliorer la transparence : The MDAR (Materials Design Analysis Reporting) Framework for transparent reporting in the life sciences, Macleoda M et al, PNAS 2021,
• Assurer la traçabilité des résultats par la bonne tenue du cahier de laboratoire, une gestion adaptée et documentée pour le stockage des données et des échantillons,
• Mettre en place un « DMP de l’équipe » : méthode commune de gestion des données pour que tous les membres d’une équipe utilisent le même mode de gestion des données,
• Favoriser un climat de confiance dans l’équipe : accepter et encourager la présentation en réunion d’équipe des problèmes liés au travail expérimental et les résultats négatifs pour que tout le monde puisse en discuter sans jugement et s’entraider,
• Mettre en place une démarche de type amélioration continue (Plan Do Check Act) : analyser ensemble les dysfonctionnements pour apprendre de ses erreurs ou des problèmes rencontrés et s’en servir comme sources de changements et d’opportunités d’amélioration,
• Mettre en discussion, lors des réunions d’équipe, les manuscrits qui vont être publiés,
• Mettre en place un tableau des contributions pour s’assurer que les règles sur les auteurs et co-auteurs sont respectées et éviter ainsi les conflits ultérieurs,
• Valoriser les personnels qui s’impliquent dans la mise en œuvre de toutes ces actions.

Recommandations pour la conduite, la présentation, la rédaction et la publication des travaux de recherche soumis à des revues médicales.
Recommendations for the Conduct, Reporting, Editing, and Publication of Scholarly Work in Medical Journals, ICMJE, version originale.

Le manque de règles claires et précises ou le manque de communication de ces règles aggravent les conflits au sein des équipes et unités de recherche. Il est très important d’expliquer les règles en cours dans le laboratoire et leur pourquoi, notamment en matière de cahier de laboratoires, de publications, d’encadrement, de conflits d’intérêt, de communication, d’archivage, de valorisation, de promotion, …

Des suggestions:

• Mettre en place des outils favorisant la communication au sein de son/ses équipes : réunions, séminaires internes, moments conviviaux (voir charte de déontologie des métiers de la recherche),
• Organiser des réunions d’information,
• Organiser des réunions scientifiques à l’échelle de l’équipe et de l’unité,
• Diffuser les informations et conclusions des réunions (par des relevés de décisions ou des comptes-rendus courts),
• Mettre sur pied des comités, des cellules, de réflexion, de veille, d’écoute sur des points organisationnels pour stimuler l’information, la communication,
• Veiller à ce que les personnels puissent s’exprimer quel que soit l’objet,
• Inciter à enregistrer les protocoles sur des plateformes selon les recommandations des bonnes pratiques internationales (ex : open science Framework).

La meilleure formation est souvent la formation par l’exemple. Vous pouvez en outre :

• Inciter les membres de l’équipe à suivre des formations : intégrité scientifique, démarche qualité, bonnes pratiques (quelques sites de MOOCS : France Université Numérique,  Unité Régionale de Formation à l’information Scientifique et Technique Occitanie). Prendre en compte cet investissement dans le dossier d’évaluation. Communiquer à l’extérieur de l’équipe sur la philosophie de « pratiques intègres » mise en place dans l’équipe. En être fier.
• Proposer des formations « à façon  » : par exemple, inclure un thème recherche responsable dans les journées d’accueil des nouveaux membres (chercheurs, chercheuses, chefs et cheffes d’équipes),

Des résultats dont la fiabilité ne peut pas être remise en cause suscitent la confiance. Pour cela il faut :

• S’assurer que les résultats sont fiables (voir « bonnes pratiques » – Inserm pro),  cf : Intégrité scientifique – LORIER – Inserm), et respectent les principes de l’éthique (Réflexion éthique – LORIER – Inserm) et de la déontologie (Déontologie – LORIER – Inserm),
• Favoriser la transparence des résultats, le partage des résultats bruts grâce à la science ouverte (voir la perle « Favoriser la science ouverte » dans la page « Diriger une équipe ou une unité »),
• Accepter les résultats négatifs (voir la perle « Mettre en place une politique pour valoriser les résultats négatifs » dans la page « Diriger une équipe ou une unité »),
• Faire vivre un réel climat de confiance, aider à coordonner le travail au sein de l’équipe et de l’unité, favoriser l’ouverture et le débat, pour favoriser la qualité et donc l’impact des résultats de recherche.

Comme l’a écrit le prix Nobel d’économie Ronald H Coase « si vous torturez les données suffisamment longtemps, elles avoueront n’importe quoi ». Des pratiques inappropriées touchant aux données sont centrales dans la crise de reproductibilité à laquelle le monde de la recherche est confronté. Résister à torturer les données peut être parfois difficile dans ce contexte (par exemple en enlevant certaines données, en multipliant les analyses, en sélectionnant les résultats présentés, et par de multiples autres méthodes). Notre écosystème de recherche, qui survalorise l’originalité, encourage parfois de manière plus ou moins volontaire à cette torture des données.

Quelques références sur ce sujet pour envisager des solutions efficaces :

Andrade C. HARKing, cherry-picking, P-hacking, fishing expeditions, and data dredging and mining as questionable research practices. 

Une vidéo illustrant le risque lié à la multiplication des tests statistiques (p-hacking).

Pourtant indissociables du travail de recherche, la plupart des résultats négatifs ne sont pas publiés et ne bénéficient d’aucune communication. Pourtant, le fait qu’un résultat ne permette pas de valider l’hypothèse formulée au départ ne signifie pas que ce résultat soit sans importance et doive disparaître (Highlight negative results to improve science, Nature 2019).

De nombreuses initiatives ont vu le jour pour aider à mettre en avant les résultats négatifs.

Comme pour les résultats positifs, n’hésitez pas à publier les résultats négatifs en preprints (bioRxiv ; medRxiv). De plus, des journaux ont mis en œuvre une politique éditoriale pour faciliter la publication des résultats négatifs. Vous trouverez des informations utiles sur les sites de :

• Journal of Negative Results
• PlosOne : The Missing Pieces: A Collection of Negative, Null and Inconclusive Results.
• BMC research : Promoting Negative Results | Springer Nature Link
• ACS Fully Open Access Journals, ACS Omega,
• F1000Research
• The All Results Journals

Le format des registered reports représente un nouveau mode de publication à promouvoir. Avec un tel format, le peer review de l’article a lieu avant la réalisation de l’étude. Il prend en compte la pertinence de la question de recherche et la qualité de la méthodologie envisagée. Une acceptation de principe est alors donnée quel que soit le résultat, à partir du moment où la méthodologie envisagée a été respectée. Vous pouvez encourager à l’utilisation de ce format.

Il est de la responsabilité de toutes et tous, et donc des responsables d’équipe et d’unité, de favoriser la mise en place d’une stratégie de recherche éco-responsable. Vous pouvez trouver sur le site LORIER et sur celui de l’Inserm des éléments pour sensibiliser et former les personnels aux enjeux environnementaux (voir la perle « Prendre en compte l’impact environnemental des recherches » dans la page « Pour une recherche plus responsable »), aider à faire un état des lieux et partager ses expériences ou des conseils pratiques pour guider les actions à mettre en œuvre.